Vendre en interne les bénéfices de la mise en place d’un PMO
› L’alignement stratégique des projets
› L’optimisation de l’emploi des ressources
› La maximisation du ROI pour l’entreprise
› La définition du niveau du management de projet adapté

Identifier le type de PMO adapté à son entreprise
› PMO : Project - Programme - Portfolio
› Les différents types de structure de PMO
› Les natures de services possibles :
     - Gouvernance : définition, exécution
     - Pilotage du portefeuille de projets
     - Mise sous contrôle des projets
     - Arbitre des conflits entre projets et au sein des projets
     - Développeur de compétences…
› Les membres d’un PMO

Les étapes de mise en place d’un PMO
› Élaborer le cahier des charges du projet de mise en oeuvre du PMO
› Choisir le type de PMO et la liste des services rendus sur un plan à deux ans
› Clarifier les rôles et responsabilités
› Établir les documents de référence en management de projet
› Créer les premiers outils à mettre en place pour obtenir rapidement des gains de productivité

Animer un PMO
› Définir le plan de montée en puissance sur le moyen terme
› Mesurer la prestation apportée par le PMO et afficher les gains apportés à l’entreprise
› Étendre les prestations du PMO par des expériences pilote
› Faire de la formation et de l’accompagnement le fer de lance de la valeur perçue par l’entreprise

Qu’est-ce qu’un projet ?
› Définition projet VS opérations récurrentes
› Origine et impact des projets gérés dans la stratégie de l’entreprise ou l’unité
› Catégories de projets et approches spécifiques
› Responsabilité des parties prenantes dans la gestion des projets
› Définition : gestion de projets, Programmes, Portefeuilles
› Cycle de vie des produits, cycle de livraison des projets
› Principe d’amélioration continue et groupes de processus : initier, planifier, exécuter, suivre et contrôler, clôturer
› Introduction à la notion de reporting de projet
› Notion de gestion du changement

La conduite de projet
› Étude d’un appel d’offres, dont les participants vont coordonner la réponse en mode projet
› Organisation des équipes : rôles, responsabilités
› Définition des étapes du cycle de vie du projet
› Préparation, échéancier
› Préparation budget préliminaire
› Préparation organigramme de projet
› Plan de communication
› Plan qualité, critères d’acceptation des livrables
› Intégration des éléments dans le plan de management de projet
› Préparation de la réponse à l’appel d’offres
› Production des livrables pour appel d’offres
› Remise des offres au client
› Lancement de la conception
› Démarrage du développement
   - Suivi de projet selon le plan
   - Revue d’avancement de projet
   - Gestion des changements
   - Revue de développement
   - Approbation des livrables développés
› Clôture du projet, remise au client

Qu’est-ce qu’un projet ?
› La dynamique du projet dans l’entreprise
› Enjeux, environnement et notion de typologies de projets
› Le projet et les besoins des parties prenantes internes et externes
› La relation client-fournisseur dans un projet
› Organisation du projet : rôles, responsabilité et niveaux de décision des acteurs du projet

Cadrage du projet
› Processus de démarrage et étapes de réalisation
› Analyses préalables, contexte et justification du projet
› Analyse des besoins des parties prenantes
› Évaluation de l’enveloppe des ressources, délais et coût
› Les facteurs de réussite du projet
› La charte du projet

Elaboration du cahier des charges
› Les différentes rubriques du cahier des charges
› Clarifier les objectifs et les contraintes
› Rédiger le cahier des charges

Mise en oeuvre du projet
› Le lancement du projet
› Les conditions de mise en oeuvre
› Gérer les changements, les modifications et les avenants
› Suivre l’avancement du projet
› Le reporting

Planification du projet
› Le processus de planification
› Organiser le projet
› Préparer sa planification
› Estimer les délais et construire le planning du projet

Établir et gérer le coût du projet

Identifier les risques

Animation de l’équipe projet

› Le chef de projet et les parties prenantes du projet
› Traitement des activités du projet et gestion de l’agenda du projet
› Constituer une équipe projet
› Définir les règles du jeu
› Gestion des situations critiques

Communication sur le projet
› Fixer les modalités de la communication
› La traçabilité et la gestion des documents
› Informer sur l’état d’avancement du projet

Contrôler et piloter la performance du projet
› Evaluer l’avancement physique du projet
› Evaluer les délais et les coûts
› Importance des fiches projet
› Tableaux de bord de pilotage du projet

La qualité du projet : critères d’évaluation et leurpriorisation

Clôture du projet

L’entrée en relation
› Les bases d’une « communication claire »
› Quelques principes clés sur la transparence et la pré-sélection de la bonne information au bon moment
› Feedback du marché sur les réussites, quasi réussites et échecs

Qualité de Service & Expérience Client
› Exercice sur un questionnaire de satisfaction client
› Rappel des principes du Lean management et du Lean 6-Sigma
› Avantages/Inconvénients de ces méthodes, avec deux notions clés :
     − la Qualité de Service comme élément clé de l’e-réputation et l’expérience client
     − Ces projets comme éléments de destruction de valeur «humaine» et de démotivation des équipes

Métriques de la Satisfaction Client
› Revue des KPI Opérationnels classiques
› Lien avec les projets 6-sigma et Lean
› Introduction des notions de NPS et CES
› Exercice pratique où les participants auront l’occasion de réfléchir à un questionnaire satisfaction client qui pourra leur servir concrètement dans leur configuration professionnelle individuelle

E-Réputation
› Qu’est-ce qui compose la réputation d’une marque ?
› Quels écueils usuels, entre communication institutionnelle et effets buzz non désirés
› Jeu de rôle pour intégrer la notion importante que « si pour nos chefs le discours officiel est essentiel, pour nos clients ce n’est pas le plus important »

Expérience Client & digitalisation des Processus
› Méthodologie de « reconception » des processus, matérialisant le Cycle de Vie du Client…
› … qui s’oppose à la méthode usuelle «d’optimisation»
› Bases de la conception de «services métiers» prisés par les MOA (notions d’architecture métier)
› Exercice : Revoir les processus clé à partir de cas clients proposés par les participants

Culture d’Entreprise
› Conclusion sur le Bonheur au Travail : de l’importance d’avoir des employés motivés et heureux pour que la qualité émotionnelle du contact client soit la meilleure possible
› Exemples réels
› Comment motiver ? Vers une «la culture de Confiance & Autonomie»

Évaluer les risques en phase de développement

Identifier pourquoi les projets ont tendance à dériver
› Diagnostiquer les maladies du projet : symptômes et remèdes
› Tirer les leçons de l’expérience

Définir la cartographie des risques
› Identifier les risques en amont du projet
› Prendre conscience des risques endogènes du projet
› Appréhender les risques lors de la réalisation du projet

Évaluer les risques
› Définir les critères d’évaluation des risques
› Produire un référentiel des risques
› Faire une revue des risques

Réduire les risques
› Prévoir les provisions pour risque
› Établir des clauses contractuelles pertinentes
› Mettre en place des garanties

Piloter le projet par les risques en phase de réalisation

Réactualiser les risques au lancement du projet
› Comprendre les rôles et les responsabilités des différents acteurs
› Attribuer les actions de réduction
› Établir un processus de revue périodique et un système d’alerte

Piloter par les risques
› Faire une revue mensuelle
› Procéder à une veille permanente des nouveaux risques
› Mener des audits du projet

Rester vigilant
› Vis-à-vis du client du projet
› Vis-à-vis des fournisseurs et sous-traitants
› Vis-à-vis de l’équipe projet

⇒ Illustrations à partir d’exemples et de cas pratiques issus de situations réelles